In gesprek met Kyra van Hulzen (projectleider) & Bert Hogemans (directeur OBGZ) over:
Wat was de vraag?
Begin 2018 hebben we Buro Wisselstroom benaderd met de vraag: help ons bij het plukken van de vruchten van Office 365. We wilden graag leren werken met de software, maar vooral samen een werkplek van de toekomst creëren. Een werkplek die medewerkers faciliteert in hun dagelijkse workflow en in onderling samenwerken. Onze werkplek van de toekomst moet echt een plek zijn die vóór de medewerker werkt.
Waarom was het nodig?
We hebben een sterk decentrale organisatie met 100 medewerkers op 26 verschillende locaties. Om elkaar te bereiken is een online-oplossing ideaal. Office 365 was daarom in 2017 al wel technisch uitgerold. Begin 2018 werkten slechts weinig medewerkers nog met de software. De mogelijkheden van Office 365 werden daarnaast nauwelijks benut. De werkplek van de toekomst bleef daardoor nog een lege plek. Deze mislukte implementatie had tevens voor weerstand gezorgd bij collega’s voor de nieuwe werkplek. We hadden Buro Wisselstroom nodig om ons te helpen opnieuw draagvlak te krijgen voor deze verandering.
Wat is er mogelijk gemaakt?
Buro Wisselstroom heeft draagvlak onder collega’s weten te creëren door twee belangrijke dingen te doen. Allereerst door ons een proces te bieden waarin we draagvlak voor elkaar konden krijgen. Ten tweede door ons voor te doen hoe je in een veranderproces collega’s mede-eigenaar kan maken van de oplossing.
We hebben vervolgens een paar belangrijke lessen geleerd. Een grote verandering als deze is alleen mogelijk door mensen om wie het gaat actief erbij te betrekken. Dat was geen sinecure in deze organisatie, de praktijk bleek weerbarstig. Een tweede belangrijke les: het is belangrijk om goed te kijken naar de organisatiecultuur. Deze cultuur is bepalend voor je implementatiestrategie.
Bijvangst van dit traject is dat we meer inzicht hebben gekregen in de cultuur van de organisatie en wat erbij komt kijken wil je invloed uitoefenen om hierin iets te veranderen. Dit traject heeft als het ware de organisatie opgeschud: we kregen inzicht in hoe we samenwerken, hoe we ons dagelijks werk vormgeven, hoe we projectmatig werken, etc. Een project als dit, en Teams in het bijzonder, raakt nu eenmaal direct aan de manier waarop medewerkers hun werk dagelijks vormgeven en uitvoeren.
Hoe was de samenwerking?
De samenwerking met Buro Wisselstroom was open en waar nodig ook kritisch naar ons als organisatie. Plezierig, onbevooroordeeld, behulpzaam, luisterend, zijn tevens kwaliteiten die we gezien hebben. Wouters Wolters stelde steeds weer de juiste vragen en kon ook vasthoudend zijn waar nodig. Hij heeft steeds goed gekeken naar: wat is nu écht de vraag, wat is er nodig en hoe kan ik én de medewerker/gebruiker daaraan bijdragen? In het gesprek was hij dichtbij en coachend. We hebben deze wijze van samenwerken als heel prettig ervaren.
Ik heb de samenwerking met Buro Wisselstroom als heel plezierig ervaren. Wouter bleek een kritische en vasthoudende vragensteller die in korte tijd onze organisatie en haar mensen leerde kennen en vanuit de mores en eigenaardigheden van de organisatie de meeste vraagstukken behendig van oplossingen wist te voorzien.
Bert Hogemans – Directeur-bestuurder Bibliotheek Gelderland Zuid